วันเสาร์ที่ 28 มีนาคม พ.ศ. 2552

ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน

ขั้นตอนการทำจดหมายเวียน

1.โดยไฟล์จดหมายต้นฉบับทำจาก MS Word 2003 และไฟล์ข้อมูลทำจาก MS Excel 2003ให้พิมพ์ข้อมูลเก็บไว้เป็นไฟล์ก่อน โดยใช้ MS Excel 2003 ดังรูปที่ 1 แล้ว Save เก็บไว้ สมมติว่าตั้งชื่อไฟล์นี้ว่า Data.xls (ข้อมูลนี้เก็บอยู่ใน Sheet1 ของไฟล์ Data.xls)

2. พิมพ์จดหมายที่จะทำจดหมายเวียน ให้พิมพ์เฉพาะส่วนที่เหมือนกันทุกฉบับ ส่วนที่เปลี่ยนไป อย่างเช่น ชื่อ ให้เว้นเอาไว้ เมื่อพิมพ์เสร็จแล้วให้ Save เก็บไว้ สมมติว่าตั้งชื่อไฟล์ว่า Letter.1.doc





3. เลือกเมนู Tools แล้วเลือกเมนูย่อย Letters and Mailings แล้วเลือกคำสั่ง Mail Merge…

4. จะปรากฏตัวช่วยทางด้านขวามือ โดยขั้นที่ 1 เป็นการเลือกประเภทของเอกสาร ให้เลือก Letters แล้วมองลงมาข้างล่าง ให้เลือกคำสั่ง Next: Starting document



5. ตัวช่วยทางด้านขวามือจะเข้าสู่ขั้นที่ 2 เป็นการเลือกจดหมายต้นฉบับ ให้เลือก Use the current document แล้วมองมาข้างล่าง ให้เลือกคำสั่ง Next: Select recipients




6.ตัวช่วยทางด้านขวามือจะเข้าสู่ขั้นที่ 3 เป็นการเลือกผู้รับจดหมาย ให้เลือก Use an existing list แล้วคลิกคำสั่ง Browse จะปรากฏหน้าต่าง Select Data Source นั่นคือ ให้เราไปเลือกไฟล์ผู้รับ ในที่นี้คือไฟล์ MS Excel 2003 ของเราที่ชื่อว่า Data.xls นั่นเอง แล้วคลิกปุ่ม Open



7. จะปรากฏหน้าต่าง Select Table เนื่องจากข้อมูลของเราเก็บอยู่บน Sheet1 ของไฟล์ Data.xls ดังนั้นในหน้าต่างนี้ ให้เลือก Sheet1$ แล้วคลิกปุ่ม OK




8. จะปรากฏหน้าต่าง Mail Merge Recipients จะเห็นได้ว่า MS Word มองเห็นข้อมูลที่เราเลือกมาจากไฟล์ Excel ซึ่งในขั้นตอนนี้ ที่หน้าต่างนี้ เราสามารถเลือกผู้รับได้ว่า ต้องการหรือไม่ต้องการให้ส่งถึงใครบ้าง ถ้าต้องการส่ง ให้เลือกเช็คบ็อกซ์ด้านหน้า เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม OK

9. MS Word จะปิดหน้าต่าง Mail Merge Recipients ต่อจากนี้ให้มองลงมาข้างล่าง แล้วเลือกคำสั่ง Next: Write your letter




10. ตัวเลือกทางขวาจะเข้าสู่ขั้นต่อไป คือ การเขียนจดหมาย หรือการใส่ฟิลด์ข้อมูลจาก Excel นั่นเอง ซึ่งทำได้โดย ให้คลิกคำสั่ง More items

11. จะปรากฏหน้าต่าง Insert Merge Field ให้คลิกเลือกฟิลด์ที่ต้องการ เนื่องจากตัวอย่างของเรา ต้องการชื่อและตำแหน่ง ดังนั้นในที่นี้ให้คลิกเลือกฟิลด์ “ชื่อ” แล้วคลิกปุ่ม Insert แล้วเลือกฟิลด์ “ตำแหน่ง” โดยทำในแบบทำนองเดียวกัน



12. การเลือกฟิลด์ “ชื่อ” และ “ตำแหน่ง” ดังกล่าว จะทำให้ข้อความในจดหมายเปลี่ยนไป



13. ให้มองลงมาข้างล่าง แล้วเลือกคำสั่ง Next: Preview your letters


14. จะเข้าสู่ขั้นต่อไปของการทำจดหมายเวียน เป็นการ Preview ว่าผลลัพธ์ที่ได้จะเป็นเช่นไร




15. ตัวเลือกทางขวามือจะเปลี่ยนไป ถ้าเราเลือกข้อมูลมาดีแล้ว ขั้นตอนนี้สามารถข้ามได้เลย โดยมองลงมาข้างล่างแล้วเลือกคำสั่ง Next: Complete the merge

16. จะปรากฏว่าตัวเลือกทางด้านขวาเปลี่ยนไป โดยเข้ามาสู่ขั้นตอนสุดท้าย ในขั้นตอนนี้ขอแนะนำว่าให้เลือกคำสั่ง Edit individual letters เพื่อให้ MS Word สร้างจดหมายของแต่ละคนให้ โดยจะเป็นไฟล์ต่อเนื่องกัน มีเนื้อความเหมือนกัน แต่ต่างกันตรงที่ฟิลด์ (จาก Excel) ที่ใส่ลงไปนั่นเอง




17. เมื่อคลิกคำสั่ง Edit individual letters แล้วจะปรากฏหน้าต่าง Merge to New Document ให้เลือก All แล้วคลิกปุ่ม OK




จะได้ว่า MS Word จะสร้างไฟล์ใหม่ เนื่องจากขั้นตอนที่ 1 เราเลือก Letters ดังนั้น MS Word จะสร้างไฟล์ใหม่ชื่อว่า letter1.doc (อย่าสับสนกับไฟล์จดหมายต้นฉบับ letter.1.doc นะคะ) แล้วทำซ้ำจดหมายเดิม แล้วเอาค่าจากฟิลด์ใน Excel ไปแปะใส่ ทำอย่างนี้ข้อมูลครบทุกอัน นี่เป็นตัวอย่างหนึ่งของการทำจดหมายเวียนค่ะ


ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น

แสดงความคิดเห็น